Fizetési emlékeztető lejárt számlára

Lejárt számlára úgy küldesz fizetési emlékeztetőt, hogy az AI-asszisztensed a Zéróból kilistázza a kiállított, de még nem fizetett számláidat, te összeveted a bankszámláddal, majd a ténylegesen tartozó vevőknek a Zéró udvarias emlékeztetőt küld. Automatikus ütemet is bekapcsolhatsz: 1, 5 és 10 nappal a határidő után.

A helyzet

Kitalált példa: egy épületgépész vállalkozó havonta 25-30 számlát állít ki, 8 vagy 15 napos határidővel. A vevők nagy része időben fizet, de mindig van 3-4, aki elfelejti. A vállalkozó nem szeret pénzt kérni, ezért hetekig halogatja, aztán egyszerre írja meg a kínos leveleket.

A cél: hetente egyszer egy rövid lista a lejárt számlákról, és egy döntés, kinek menjen emlékeztető.

Mi kell hozzá

• AI-asszisztens, amelyhez saját csatlakozót adhatsz (Claude, ChatGPT, Le Chat vagy Grok).
• Zéró-csatlakozó.
• A bankszámla mozgásai. A legegyszerűbb, ha letöltöd a kivonatot CSV-ben, és feltöltöd a beszélgetésbe. Ha a bankodhoz van csatlakozó az AI-asszisztensedben, az is működik, de a magyar bankoknál ez ritka.

Beállítás lépésről lépésre

1. Add hozzá a Zérót az AI-asszisztensedhez, ha még nem tetted.
2. Ellenőrizd a vevők e-mail-címét. Az emlékeztető arra a címre megy, ami a számlán szerepel. Ha egy vevőnél hiányzik, pótold.
3. Kezdd kézi módban. Az első hetekben nézd át a listát, és egyenként döntsd el, kinek menjen levél.
4. Az ütemet csak megfontoltan kapcsold be. Kérd meg az AI-asszisztensedet, hogy kapcsolja be a fizetési emlékeztetőt a vállalkozásod beállításaiban. Előtte olvasd el a buktatókat: az ütem az átutalással már kifizetett számlákra is küldhet levelet.

A prompt, amit bemásolhatsz

Listázd ki a Zéróból a kiállított számláimat, amelyeknek a fizetési határideje elmúlt. Vesd össze a feltöltött bankkivonattal: a vevő neve, az összeg és a számlaszám alapján keresd meg a befizetéseket. Készíts két listát: akik fizettek, és akiknél nem találsz befizetést. A második listánál írd ki a késés napjait és az összeget. Emlékeztetőt még ne küldj, előbb kérdezz meg.

Majd a válasz után:

Küldj fizetési emlékeztetőt a második lista első három vevőjének. A negyediket hagyd ki, vele telefonon beszélek.

Mit csinál a Zéró az egyes lépéseknél

• Lista. A Zéró visszaadja a kiállított számláidat a vevővel, összeggel és határidővel. Az AI-asszisztensed ebből szűri ki a lejártakat.
• Kézi emlékeztető. Számlánként küldhető, akkor is, ha az automatikus ütem ki van kapcsolva. A levél a vevő e-mail-címére megy, udvarias hangon, a számla adataival. A Zéró a küldés előtt nem kér külön jóváhagyást, ezért a promptban kérd meg az AI-asszisztensedet, hogy előbb kérdezzen.
• Automatikus ütem. Bekapcsolva a Zéró a határidő után 1, 5 és 10 nappal küld emlékeztetőt minden kiállított számlára, amelynek a kifizetéséről nem tud. Alapból ki van kapcsolva, mert a levél a te nevedben megy.
• Ismétlés-védelem. Ha az AI-asszisztensed ugyanazzal az ismétlés-védelmi kulccsal küldi el kétszer ugyanazt a kérést (például „emlekezteto-szamlaszam-2026-11-03”), 48 órán belül a második kérésből nem megy ki új levél. Kulcs nélkül minden kérés új levelet jelent.

Buktatók

• Átutalás nem látszik automatikusan. A Zéró nem lát bele a bankszámládba, és a számlát ma az AI-asszisztensed sem tudja fizetettnek jelölni. Ha egy vevő átutalással fizetett, az automatikus ütem neki is küld emlékeztetőt. Ezért maradj a kézi módnál, és küldés előtt mindig vesd össze a kivonattal. Az automatikus ütemet csak akkor kapcsold be, ha ez a kockázat számodra elfogadható.
• Részfizetés. Ha valaki csak egy részét fizette ki, az emlékeztető a teljes összegre szól. Ilyenkor inkább írj személyesen.
• Vitatott számla. Ha a vevő vitatja a számlát, ne küldj emlékeztetőt. Beszéljétek meg, és ha kell, sztornózd és állíts ki újat.
• Hangnem. Az emlékeztető udvarias. Ha keményebb felszólítás kell, azt a saját leveleződből, a saját szavaiddal írd meg.

Ha elakadsz

Ha a Zéró nem fogad el egy adatot, a válaszában leírja, mi a hiba és mit kell javítani. Ezt az AI-asszisztensed el tudja magyarázni, és a javított adattal újra próbálkozhat. Ha a NAV utasít el egy beküldött számlát, a számla sikertelen állapotba kerül: javítás után újra beküldhető, ugyanúgy előnézettel és jóváhagyással. A számla aktuális NAV-állapotát bármikor megkérdezheted az AI-asszisztensedtől.