Ismétlődő számla havi díjra, AI-asszisztenssel

Ismétlődő számlát úgy állítasz ki a Zéróval, hogy az AI-asszisztensednek egyszer leírod a havi díjas ügyfeleidet, és minden hónapban egy mondattal elindítod a kiállítást. A Zéró minden számla előtt előnézetet mutat, a havi ismétlés-védelmi kulccsal pedig ugyanabból a hónapból véletlenül sem készül két számla.

A helyzet

Kitalált példa: egy rendszergazda hat kisirodának végez havi átalánydíjas karbantartást, egy ügyfelének pedig szerverhelyet is bérbe ad. Minden hónap elején ugyanazt a hét számlát állítja ki, ugyanazokkal a tételekkel. Néha egy ügyfél kimarad, néha egy kétszer megy ki.

A cél: egy mentett lista és egy rövid havi utasítás, amitől a hét számla elkészül, és a vállalkozó egy helyen jóváhagyja őket.

Mi kell hozzá

• AI-asszisztens, amelyhez saját csatlakozót adhatsz (Claude, ChatGPT, Le Chat vagy Grok). Hasznos, ha tud projektet vagy tartós utasítást menteni, így a listát nem kell minden hónapban bemásolni.
• Zéró-csatlakozó, beállított NAV-kapcsolattal.
• Más csatlakozó nem kell.

Beállítás lépésről lépésre

1. Add hozzá a Zérót az AI-asszisztensedhez, és add meg a NAV-adataidat a biztonságos linken.
2. Rögzítsd a vevőket a Zéróban. Kérd meg az AI-asszisztensedet, hogy vegye fel a hét ügyfelet vevőként, adószámmal és címmel. Céges vevőnél a Zéró az adószám alapján a NAV-tól lekérdezi a hivatalos nevet, így az AI-asszisztensed ellenőrizni tudja.
3. Írd le a havi listát. Ügyfél, tétel megnevezése, nettó havi díj, áfakulcs, fizetési határidő. Mentsd el projekt-utasításként vagy egy jegyzetben.
4. Válassz kulcsformát. Minden számlának legyen egy beszédes ismétlés-védelmi kulcsa, például „karbantartas-ugyfelnev-2026-11”. Így ha a havi futás 48 órán belül kétszer indul el, a második nem hoz létre új számlát.

A prompt, amit bemásolhatsz

A mentett havi lista alapján készítsd el a novemberi számlák piszkozatát a Zéróban. A teljesítés napja november utolsó napja, a kiállítás napja ma, a fizetési határidő 8 nap, átutalással. A tétel nevében szerepeljen a hónap: „Rendszergazdai átalánydíj, 2026. november”. Ismétlés-védelmi kulcsnak használd a „tetel-ugyfel-ÉÉÉÉ-HH” formát. Előbb nézd meg a Zéróban, van-e már novemberi számla bármelyik ügyfélnek; ha van, azt hagyd ki, és szólj. A végén mutass összesítő táblázatot, és egyenként kérd a jóváhagyásomat.

Mit csinál a Zéró az egyes lépéseknél

• Ismétlés-védelem. Ha ugyanazzal a kulccsal 48 órán belül kétszer érkezik kérés, a Zéró a második alkalommal a korábbi eredményt adja vissza, új számla nélkül. Ez véd a félbeszakadt, majd újraindított futások ellen.
• Ellenőrzött piszkozat. A dátumok, összegek és áfakulcsok szerveroldali ellenőrzésen mennek át.
• Előnézet és jóváhagyás. Minden számla előtt látod a vevőt és az összeget. Kiállítás csak a jóváhagyásod után.
• Sorszám és NAV. A sorszámok hézag nélkül követik egymást, a NAV-beküldés és a visszaigazolás automatikus.
• Kézbesítés és archívum. A vevők e-mailben kapják a számlát, a PDF 8 évig változatlanul megmarad.

Ütemezés

Ha az AI-asszisztensed tud ütemezett feladatot futtatni, a fenti promptot beállíthatod minden hónap első munkanapjára. A feladat ilyenkor a piszkozatokat és az előnézetet készíti el, a kiállítást pedig te hagyod jóvá, amikor ránézel. Hogy melyik asszisztens tud ütemezni, és melyik csomagban, az változik, ezért nézd meg a sajátodnál. Ha nem tud, havonta egyszer bemásolod a promptot. Ez is kevesebb munka, mint hét számlát kézzel kitölteni.

Buktatók

• A kulcs legyen stabil. Ha a kulcsban a mai dátum szerepel a hónap helyett, egy másnapi újrafuttatás új kulcsot kap, és a védelem nem működik.
• Napokkal későbbi újrafuttatás. Az ismétlés-védelem 48 órán belüli ismétlésekre szól. Ezért van a promptban az ellenőrzés, hogy van-e már az adott havi számla.
• Árváltozás. Ha januártól emelsz, a mentett listát is frissítsd. Az előnézetben mindig nézd meg az összeget.
• Teljesítési időszak. Időszakos elszámolásnál a teljesítés napja szabályai eltérhetnek az egyszeri munkáétól. Kérdezd meg a könyvelődet, melyik dátumot használd, és írd bele a promptba.

Ha elakadsz

Ha a Zéró nem fogad el egy adatot, a válaszában leírja, mi a hiba és mit kell javítani. Ezt az AI-asszisztensed el tudja magyarázni, és a javított adattal újra próbálkozhat. Ha a NAV utasít el egy beküldött számlát, a számla sikertelen állapotba kerül: javítás után újra beküldhető, ugyanúgy előnézettel és jóváhagyással. A számla aktuális NAV-állapotát bármikor megkérdezheted az AI-asszisztensedtől.