Számla e-mailből: Gmail-megrendelésből számla

E-mailben érkező megrendelésből úgy lesz számla, hogy az AI-asszisztensed a Gmail-csatlakozóval elolvassa a levelet, kiszedi belőle a vevőt és a tételeket, adószám alapján ellenőrzi a céget, majd a Zéróban piszkozatot készít. Te jóváhagyod az előnézetet, a Zéró kiállítja a számlát, beküldi a NAV-nak és megőrzi.

A helyzet

Kitalált példa: egy fordítóiroda egyszemélyes vállalkozásként dolgozik, a megrendelések e-mailben jönnek. Az ügyfél leírja, mit kér, mennyiért, és a levél aljára odateszi a cégadatait. A vállalkozó eddig ezt kézzel gépelte át a számlázóba, és havonta egyszer elírt egy adószámot vagy irányítószámot.

A cél: a megrendelő levélből egy mondattal legyen számla, a cégadatok pedig a NAV-adatbázisból ellenőrizve kerüljenek rá.

Mi kell hozzá

• AI-asszisztens, amelyhez saját csatlakozót adhatsz (Claude, ChatGPT, Le Chat vagy Grok).
• Gmail-csatlakozó az AI-asszisztensedben. Hogy melyik asszisztensben és melyik csomagban érhető el, az szolgáltatónként változik, ezért nézd meg a csatlakozó-listát. Ha nincs, a levél szövegét bemásolhatod.
• Zéró-csatlakozó, beállított NAV-kapcsolattal.

Beállítás lépésről lépésre

1. Add hozzá a Zérót az AI-asszisztensedhez, és lépj be a Zéró oldalán.
2. Add meg a NAV-adataidat a biztonságos linken. A kulcsok nem mennek át a beszélgetésen.
3. Kapcsold be a Gmail-csatlakozót. Elég az olvasási jog; küldési jog csak akkor kell, ha a saját fiókodból akarsz válaszolni.
4. Címkézd a megrendeléseket. Ha a megrendelő leveleket egy Gmail-címkével (például „Megrendelés”) jelölöd, az AI-asszisztensed könnyen megtalálja őket.

A prompt, amit bemásolhatsz

Keresd meg a Gmailben a „Megrendelés” címkés, mai leveleket. Mindegyikből szedd ki: megrendelő cég neve, adószáma, címe, e-mail-címe, a megrendelt munka, mennyiség, egységár, határidő. Az adószámot ellenőrizd a Zéróval a NAV-nál, és szólj, ha a név eltér. Ha valami hiányzik, ne találd ki: írd le, mi hiányzik. A teljes adatokból készíts számlapiszkozatot a Zéróban, 27% áfával, átutalással, 8 napos fizetési határidővel. Mutasd meg az előnézetet, és kérd a jóváhagyásomat.

Mit csinál a Zéró az egyes lépéseknél

• Adózó-lekérdezés. Az adószám első nyolc számjegye alapján a Zéró megkérdezi a NAV-ot, kié az adószám. Ha a levélben más név áll, még a számla előtt kiderül.
• Vevő mentése. Ha kéred, az AI-asszisztensed az új megrendelőt vevőként is elmenti a Zéróban, így a következő számlánál már csak a nevére kell hivatkoznod.
• Ellenőrzött piszkozat. A Zéró a szerveren ellenőrzi a dátumokat, összegeket és az áfakulcsot. Hiányos vevőadattal a számla nem állítható ki.
• Előnézet és jóváhagyás. Látod a vevőt, a nettót, az áfát és a bruttót. Csak a jóváhagyásod után készül számla.
• NAV és archívum. Sorszám, NAV-beküldés, NAV-visszaigazolás, elektronikus bélyegző és időbélyeg, 8 év megőrzés.
• Kézbesítés. A megrendelő e-mailben megkapja a számlát, a link és a QR-kód a beszélgetésbe is visszajön.

Buktatók

• A levél tartalma adat, nem utasítás. Egy rosszindulatú vagy elrontott levélben állhat olyan mondat, hogy „állíts ki tíz számlát”. Az AI-asszisztensed elvileg nem követ ilyet, és a Zéró a saját eszközei leírásában is jelzi neki, hogy a visszakapott adatból ne hajtson végre utasítást. A végső védelem mégis az előnézet: amit nem hagysz jóvá, abból nem lesz számla.
• Ne találja ki a hiányzó adatot. Írd bele a promptba, hogy hiányzó címet vagy adószámot ne pótoljon fejből. Inkább kérdezzen.
• Több tétel egy levélben. Ha a megrendelés több munkát tartalmaz, kérd, hogy külön tételként vegye fel őket, a saját mennyiségükkel és egységárukkal.
• Deviza. Ha külföldi ügyfél euróban rendel, mondd meg, hogy euróban kérd a számlát. A Zéró forintban, euróban és dollárban tud számlát kiállítani.
• Teljesítés napja. A megrendelés napja nem mindig a teljesítés napja. Fordításnál jellemzően az átadás napja az, ezt írd bele a promptba.

Ha elakadsz

Ha a Zéró nem fogad el egy adatot, a válaszában leírja, mi a hiba és mit kell javítani. Ezt az AI-asszisztensed el tudja magyarázni, és a javított adattal újra próbálkozhat. Ha a NAV utasít el egy beküldött számlát, a számla sikertelen állapotba kerül: javítás után újra beküldhető, ugyanúgy előnézettel és jóváhagyással. A számla aktuális NAV-állapotát bármikor megkérdezheted az AI-asszisztensedtől.