Webshop számlázás AI-asszisztenssel

Webshop-rendelésből úgy lesz számla, hogy az AI-asszisztensed a webshopod csatlakozójával vagy egy rendelés-exporttal beolvassa a teljesített rendeléseket, a Zéróban piszkozatot készít belőlük, te pedig jóváhagyod őket. A Zéró ellenőrzi az adatokat, beküldi a számlát a NAV-nak, elküldi a vevőnek, és 8 évig megőrzi.

A helyzet

Kitalált, de gyakori példa: egy kis kézműves webshop napi 5-15 rendelést kap, főleg magánszemélyektől, néha cégektől. A tulajdonos este csomagol, és utána állítja ki a számlákat. Bővítményt nem szeretne a webshopba telepíteni, mert minden frissítésnél attól tart, hogy valami elromlik.

A cél: a nap végén egy beszélgetésben menjen végig az összes teljesített rendelés, és a vállalkozónak csak az előnézeteket kelljen átnéznie.

Mi kell hozzá

• AI-asszisztens, amelyhez saját csatlakozót adhatsz (Claude, ChatGPT, Le Chat vagy Grok).
• A webshopod adatai. Ha az AI-asszisztensedben van csatlakozó a webshop-motorodhoz (például Shopify), azzal közvetlenül olvashatja a rendeléseket. Hogy ez melyik asszisztensben és csomagban érhető el, folyamatosan változik. Ha nincs ilyen, a rendelések CSV-exportja is tökéletes.
• Zéró-csatlakozó, beállított NAV-kapcsolattal.

Beállítás lépésről lépésre

1. Add hozzá a Zérót az AI-asszisztensedhez, és lépj be a Zéró oldalán.
2. Add meg a NAV-adataidat a biztonságos linken, amit az AI-asszisztensed ad.
3. Kapcsold össze a webshopot. Csatlakozóval engedélyezd a rendelések olvasását, vagy készíts egy exportot a teljesített rendelésekről.
4. Írd le egyszer a szabályaidat. Milyen áfakulccsal dolgozol, külön tétel-e a szállítás, milyen fizetési módok vannak. Ezt a promptba teszed, így minden nap ugyanaz a logika fut.
5. Próbáld ki egy rendeléssel, és nézd meg a számla PDF-jét is.

A prompt, amit bemásolhatsz

Nézd meg a mai teljesített rendeléseket a webshopomban. Mindegyikhez készíts számlapiszkozatot a Zéróban. Vevő: a számlázási név és cím, cégnél az adószám is; ha van adószám, a Zéróval kérd le a NAV-ból a hivatalos nevet, és jelezd, ha eltér. Tételek: a termékek bruttó áron, 27% áfával, ebből számold vissza a nettó egységárat; a szállítási díj külön tétel. Fizetési mód a rendelés szerint: bankkártya vagy átutalás. Teljesítés napja a feladás napja. Ismétlés-védelmi kulcsnak a rendelésszámot használd. A végén mutass összesítő táblázatot, és egyenként kérd a jóváhagyásomat.

Mit csinál a Zéró az egyes lépéseknél

• Adószám-ellenőrzés. Céges vevőnél a Zéró az adószám alapján lekérdezi a NAV-tól az adózó nevét, így az AI-asszisztensed össze tudja vetni a vevő által beírt névvel.
• Ellenőrzés és piszkozat. A tételek, az áfakulcs és a dátumok szerveroldali ellenőrzésen mennek át. Hibás formátumú adattal nem jön létre piszkozat, hiányos vevőadattal pedig a számla nem állítható ki.
• Előnézet és jóváhagyás. Minden számla előtt látod az összesítőt. Kiállítás csak a kifejezett jóváhagyásod után történik.
• NAV-beküldés. A Zéró sorszámot ad, és beküldi a számla adatait a NAV-nak. Belföldi magánszemély vevőnél is.
• Kézbesítés. A vevő e-mailben megkapja a számlát. A számlaoldal linkje és QR-kódja visszajön a beszélgetésbe, ha a csomagba is be akarod tenni.
• Archívum. A PDF elektronikus bélyegzővel és időbélyeggel 8 évig változatlanul megmarad.

Buktatók

• Bruttó árak. A webshopok jellemzően bruttó árat mutatnak. Ha az AI-asszisztensed nettóként adja át, a számla drágább lesz a rendelésnél. Az előnézetben mindig a bruttó végösszeget nézd.
• Kuponok és kedvezmények. Döntsd el, hogyan jelenjen meg a kedvezmény: csökkentett egységárként vagy külön negatív tételként. Kérdezd meg a könyvelődet, melyiket szereti, és írd bele a promptba.
• Vegyes áfakulcs. Ha könyvet vagy élelmiszert is árulsz, ott más kulcs lehet. Ezt termékenként rögzítsd a promptban, ne bízd az AI-asszisztens találgatására.
• Külföldi magánszemély. Más EU-országba szóló távértékesítésnél külön áfaszabályok vonatkozhatnak rád. Ezeket a rendeléseket kérd külön listában, és egyeztesd a könyvelőddel.
• Lemondott rendelés. Ha egy már számlázott rendelést lemondanak, a számlát sztornózni kell. Az AI-asszisztensed ezt is elő tudja készíteni, jóváhagyással.
• A rendelés szövege adat. Ha egy vevő a megjegyzés mezőbe furcsa utasítást ír, az AI-asszisztensednek nem szabad követnie. A Zéró minden kiállítás előtt előnézetet mutat, így semmi nem csúszik át a tudtod nélkül.