Számlák küldése könyvelőnek havonta, egy linkkel

A havi számlákat úgy küldöd a könyvelődnek, hogy az AI-asszisztensedtől kérsz a Zéróban egy gyűjtő-linket a hónap számláival, és mellé egy CSV-exportot. A linket e-mailben továbbítod. Ha a könyvelőd rendszeresen dolgozik veled, meg is hívhatod a Zéróba saját hozzáféréssel, így maga tölti le, amire szüksége van.

A helyzet

Kitalált példa: egy grafikus egyéni vállalkozó havi 10-15 számlát állít ki. A könyvelője minden hónap 5-éig kéri az előző havi számlákat. Eddig egyenként töltötte le a PDF-eket, betette egy mappába, és küldött mellé egy táblázatot. Ha egy számla kimaradt, a könyvelő visszaírt.

A cél: a hónap első napján egyetlen kérés, amiből a könyvelő mindent megkap, hiánytalanul.

Mi kell hozzá

• AI-asszisztens, amelyhez saját csatlakozót adhatsz (Claude, ChatGPT, Le Chat vagy Grok).
• Zéró-csatlakozó.
• Opcionálisan Gmail- vagy más levelező csatlakozó, ha azt szeretnéd, hogy az AI-asszisztensed a kísérőlevél piszkozatát is megírja. Enélkül a linket te másolod be egy levélbe.

Beállítás lépésről lépésre

1. Add hozzá a Zérót az AI-asszisztensedhez, ha még nem tetted.
2. Kérdezd meg a könyvelődet, mit kér: csak PDF-eket, összesítő CSV-t, vagy tételes CSV-t is. Ezt egyszer beírod a promptba.
3. Döntsd el a módot. Havi link e-mailben, vagy saját hozzáférés a könyvelőnek. A kettő együtt is működik.
4. Ha saját hozzáférést adsz, kérd meg az AI-asszisztensedet, hogy hívja meg a könyvelődet a Zéróba. A meghívó e-mailben megy ki, és 14 napig érvényes.

A prompt, amit bemásolhatsz

Készíts a Zéróban gyűjtő-linket a 2026. októberi számláimról, „2026 október” felirattal, 60 napos lejárattal. Készíts mellé összesítő CSV-exportot ugyanerre az időszakra. Nézd meg, van-e az időszakban sztornózott vagy sikertelen számla, és ha van, sorold fel őket külön. Végül írj egy rövid kísérőlevél-piszkozatot a könyvelőmnek a linkkel és a számlák darabszámával.

Ha saját hozzáférést adsz:

Hívd meg a Zéróba a könyvelőmet könyvelői szerepkörrel, csak olvasási és exportjoggal. Az e-mail-címe: konyvelo@example.com.

Mit csinál a Zéró az egyes lépéseknél

• Gyűjtő-link. A Zéró egy hosszú, véletlenszerű, lejáró linket ad, amin a kiválasztott időszak összes számlája elérhető. Jelszó nincs, a link maga a titok, ezért csak a könyvelőddel oszd meg. Bármikor visszavonhatod.
• CSV-export. Összesítő vagy tételes bontásban, a kiválasztott időszakra.
• Könyvelői hozzáférés. A meghívott könyvelő a saját fiókjával lép be, és csak a te vállalkozásodat látja, abban a szerepkörben, amit adtál. Kiállítási jogot külön kell adnod, és bármikor visszavonhatod.
• Hatósági ellenőrzés. Ha a NAV ellenőrzéshez adatszolgáltatást kér, a Zéró a megadott időszakra vagy sorszám-tartományra elkészíti a szükséges XML-exportot.
• Teljes export. Évente egyszer érdemes letölteni a teljes bizonylatállományt is: minden PDF és a strukturált adat egy csomagban, díj nélkül.

Buktatók

• A link érzékeny. Ne posztold sehova, és ne másold nyilvános helyre. Ha rossz címre ment, vonasd vissza az AI-asszisztensedtől.
• Időszak határa. Határozd meg, hogy a kiállítás vagy a teljesítés dátuma számít. A könyvelők általában a teljesítést kérik áfa szempontjából, de kérdezd meg a sajátodat.
• Sztornók. A sztornó számla is bizonylat, a könyvelőnek az is kell. A prompt ezért kéri külön a listát.
• Ne küldd a CSV tartalmát levélbe. Nagy hónapban hosszú lehet. Jobb, ha fájlként vagy a linken keresztül jut el.
• Bejövő számlák. A Zéró a NAV-ból lekéri a beszállítóid rólad bejelentett számláinak adatait. Ezek nem a te kiállított számláid, de a könyvelőd örülni fog egy listának róluk.

Ha elakadsz

Ha a Zéró nem fogad el egy adatot, a válaszában leírja, mi a hiba és mit kell javítani. Ezt az AI-asszisztensed el tudja magyarázni, és a javított adattal újra próbálkozhat. Ha a NAV utasít el egy beküldött számlát, a számla sikertelen állapotba kerül: javítás után újra beküldhető, ugyanúgy előnézettel és jóváhagyással. A számla aktuális NAV-állapotát bármikor megkérdezheted az AI-asszisztensedtől.