Óradíjas számlázás a naptáradból

Óradíjas munkát úgy számlázol a naptáradból, hogy az AI-asszisztensed a Google Naptár- vagy Notion-csatlakozóval összegyűjti az ügyfélhez tartozó alkalmakat, összeadja az órákat, és a Zéróban piszkozatot készít. Az előnézetben látod az órák számát és az összeget. Jóváhagyás után a Zéró kiállítja, beküldi a NAV-nak és megőrzi.

A helyzet

Kitalált példa: egy szabadúszó pszichológiai tanácsadó cégeknek tart coachingot óradíjban, öt visszatérő ügyféllel. Minden alkalom bekerül a Google Naptárába, az ügyfél nevével a címben. Hónap végén eddig végiggörgette a naptárat, összeadta az órákat, és mindig talált egy elszámolási hibát valamelyik irányba.

A cél: hónap végén ügyfelenként egy számla, a naptár alapján összesített órákkal, ellenőrizhető listával.

Mi kell hozzá

• AI-asszisztens, amelyhez saját csatlakozót adhatsz (Claude, ChatGPT, Le Chat vagy Grok).
• Naptár- vagy jegyzetcsatlakozó. Google Naptár- és Notion-csatlakozó több AI-asszisztensben is van, de hogy melyikben és melyik csomagban, az szolgáltatónként változik. Hogy nálad melyik működik, nézd meg a csatlakozó-listában. Ha egyik sincs, a naptár exportja (ICS vagy CSV) is jó.
• Zéró-csatlakozó, beállított NAV-kapcsolattal.

Beállítás lépésről lépésre

1. Add hozzá a Zérót az AI-asszisztensedhez, és add meg a NAV-adataidat a biztonságos linken.
2. Egységesítsd a naptárbejegyzéseket. Az ügyfél neve mindig ugyanúgy szerepeljen a címben, például „Coaching | Ügyfélcég”. Ebből tudja az AI-asszisztensed, mi melyik ügyfélhez tartozik.
3. Rögzítsd az ügyfeleket a Zéróban. Céges ügyfélnél a Zéró az adószám alapján a NAV-tól lekérdezi a hivatalos nevet, így az AI-asszisztensed ellenőrizni tudja. Utána a promptban elég a nevükre hivatkozni.
4. Írd le az óradíjakat. Ügyfelenként nettó óradíj, áfakulcs, fizetési határidő. Mentsd el projekt-utasításként.

A prompt, amit bemásolhatsz

Nézd meg a Google Naptáramban az októberi „Coaching” kezdetű eseményeket. Csoportosítsd ügyfelenként, és add össze az időtartamokat órában, negyedórára kerekítve. Előbb mutasd meg ügyfelenként az alkalmak listáját dátummal és hosszal, hogy ellenőrizhessem. Jóváhagyás után minden ügyfélnek készíts egy számlapiszkozatot a Zéróban: tétel „Coaching, 2026. október”, mennyiség az órák száma, egység „óra”, egységár a mentett óradíj, a teljesítés napja október 31. A megjegyzésbe írd be az alkalmak dátumait. Ismétlés-védelmi kulcs: „coaching-ugyfel-2026-10”. Utána egyenként kérd a jóváhagyásomat a kiállításhoz.

Mit csinál a Zéró az egyes lépéseknél

• Pontos számolás. Az AI-asszisztensed adja meg a mennyiséget és az egységárat, a nettót, az áfát és a bruttót a Zéró számolja, ugyanúgy minden számlán.
• Ellenőrzött piszkozat. A tizedes mennyiség, a mértékegység és a dátumok szerveroldali ellenőrzésen mennek át.
• Előnézet és jóváhagyás. Látod a vevőt, az összeget és a tételszámot. Kiállítás csak a jóváhagyásod után.
• NAV és archívum. Hézagmentes sorszám, NAV-beküldés és NAV-visszaigazolás, elektronikus bélyegző és időbélyeg, 8 év megőrzés.
• Kézbesítés. Az ügyfél e-mailben megkapja a számlát, a számlaoldal linkje a beszélgetésbe is visszajön.

Buktatók

• Elmaradt alkalmak. A naptárban maradt, de elmaradt alkalmat az AI-asszisztensed nem tudja megkülönböztetni a megtartottól. Ezért kéri a prompt előbb a listát. Szokj rá, hogy az elmaradtakat törlöd vagy átnevezed.
• Kerekítés. Döntsd el egyszer, hogy negyedórára, félórára vagy percre kerekítesz, és írd bele a promptba. Ha az ügyféllel szerződésben rögzítettétek, az számít.
• Útidő és utazási költség. Ha ezt is számlázod, külön tételként kérd, a saját egységárával.
• Személyes adat a megjegyzésben. A naptár címében lehetnek érzékeny adatok. A számla megjegyzésébe csak dátum és időtartam kerüljön, ne téma vagy név.
• Áfa. Bizonyos egészségügyi és oktatási szolgáltatások mentesek lehetnek. A pontos jogcímet a könyvelőddel egyeztesd, és írd bele a promptba.

Ha elakadsz

Ha a Zéró nem fogad el egy adatot, a válaszában leírja, mi a hiba és mit kell javítani. Ezt az AI-asszisztensed el tudja magyarázni, és a javított adattal újra próbálkozhat. Ha a NAV utasít el egy beküldött számlát, a számla sikertelen állapotba kerül: javítás után újra beküldhető, ugyanúgy előnézettel és jóváhagyással. A számla aktuális NAV-állapotát bármikor megkérdezheted az AI-asszisztensedtől.