Tömeges számlázás táblázatból, AI-asszisztenssel

Táblázatból úgy számlázol tömegesen, hogy a Google Sheets- vagy Excel-táblát megosztod az AI-asszisztenseddel, az soronként ellenőrzi az adatokat, és a Zéróban piszkozatot készít minden sorból. Az összesítő táblázat után minden számlát te hagysz jóvá. A Zéró beküldi őket a NAV-nak, és kézbesíti a vevőknek.

A helyzet

Kitalált példa: egy sportegyesületnek tagdíjat számlázó egyéni vállalkozó edző félévente 40 családnak állít ki számlát. A névsort egy Google Sheets-táblában vezeti: név, cím, e-mail, csoport, díj. Eddig minden sort kézzel vitt át a számlázóba, ami egy teljes estéje volt.

A cél: a táblázatból egy beszélgetésben készüljenek el a piszkozatok, és a jóváhagyás menjen gyorsan, mert az adatokat már egyszer ellenőrizte.

Mi kell hozzá

• AI-asszisztens, amelyhez saját csatlakozót adhatsz (Claude, ChatGPT, Le Chat vagy Grok).
• A táblázat. Ha az AI-asszisztensed a Google Drive-csatlakozóval táblázatot is tud olvasni, megadhatod a fájl nevét. Hogy ez melyik asszisztensben működik, változik. A biztos út: töltsd le xlsx- vagy CSV-fájlként, és töltsd fel a beszélgetésbe.
• Zéró-csatlakozó, beállított NAV-kapcsolattal.

Beállítás lépésről lépésre

1. Add hozzá a Zérót az AI-asszisztensedhez, és add meg a NAV-adataidat a biztonságos linken.
2. Tisztítsd meg a táblát. Egy sor egy számla. Külön oszlop a névnek, irányítószámnak, városnak, utcának, e-mailnek, tételnek, nettó vagy bruttó árnak. Jelöld az oszlop nevében, melyik ár szerepel.
3. Adj hozzá egy azonosító oszlopot. Például „tagdij-2026-1-017”. Ebből lesz az ismétlés-védelmi kulcs, így egy félbeszakadt futást 48 órán belül újraindítva sem lesz dupla számla.
4. Próbáld ki három sorral. Nézd meg az előnézetet és a kész PDF-et, mielőtt az egészet lefuttatod.

A prompt, amit bemásolhatsz

A feltöltött táblázat minden sorából készíts számlapiszkozatot a Zéróban. Vevő: név, cím (ország HU), e-mail. Tétel: a „csoport” oszlop szövege és „tagdíj, 2026. első félév”, mennyiség 1, egységár a „díj” oszlopból, ami bruttó; az áfát a mellékelt szabály szerint add meg. Ismétlés-védelmi kulcs az „azonosító” oszlop. Ha egy sorban hiányzik vagy furcsa egy adat, azt a sort hagyd ki, és a végén sorold fel. Ezután mutass összesítő táblázatot a piszkozatokról, végösszeggel, és egyenként kérd a jóváhagyásomat.

Mit csinál a Zéró az egyes lépéseknél

• Soronkénti ellenőrzés. Minden piszkozat szerveroldali ellenőrzésen megy át, és a Zéró megmondja, mi a hiba. Hiányos vevőadattal a számla nem állítható ki, sorszám sem fogy el rá.
• Ismétlés-védelem. Ugyanazzal a kulccsal 48 órán belül érkező második kérésből nem lesz új bizonylat.
• Előnézet és jóváhagyás. Minden kiállítás előtt külön előnézet. A jóváhagyás 10 percig érvényes, és csak a változatlan piszkozatra.
• Sorszám, NAV, archívum. A számlák hézag nélküli sorszámot kapnak, a NAV-beküldés és a visszaigazolás minden számlánál megtörténik, a PDF-ek 8 évig megmaradnak.
• Kézbesítés. Minden vevő e-mailben kapja meg a saját számláját.

Buktatók

• Áfa. Egyesületi, oktatási vagy sporttevékenységnél gyakori a tárgyi adómentesség vagy az alanyi adómentesség. Ezt ne az AI-asszisztensed döntse el. Kérdezd meg a könyvelődet, és írd bele a promptba a pontos jogcímet; mentes ügyletnél a Zéró a jogcímet is várja.
• Bruttó vagy nettó. Ha a táblában bruttó díj szerepel, mondd meg, hogy számoljon vissza. Az összesítő táblázat végösszegét vesd össze a táblázatéval.
• Ékezetek és címek. Az importált CSV-ben elcsúszhatnak az ékezetek. Ha furcsa karaktereket látsz az előnézetben, mentsd újra UTF-8 kódolással.
• Adagok. 40 jóváhagyás egy ültő helyben fárasztó, és a figyelem lankad. Dolgozz 10-20 soros adagokban.
• Ugyanaz a vevő kétszer. Ha egy család két gyereket is írat, döntsd el, egy számla legyen két tétellel, vagy két külön számla. Írd bele a promptba.

Ha elakadsz

Ha a Zéró nem fogad el egy adatot, a válaszában leírja, mi a hiba és mit kell javítani. Ezt az AI-asszisztensed el tudja magyarázni, és a javított adattal újra próbálkozhat. Ha a NAV utasít el egy beküldött számlát, a számla sikertelen állapotba kerül: javítás után újra beküldhető, ugyanúgy előnézettel és jóváhagyással. A számla aktuális NAV-állapotát bármikor megkérdezheted az AI-asszisztensedtől.